A folyamatmenedzsmentről mára mindenkinek van egy elképzelése, legyen az vállalatvezető vagy csoportvezető. Évek óta a köznyelvben van, hogy folyamatok – méghozzá üzleti folyamatok – mentén működnek a vállalatok, legyenek azok kicsik vagy nagyok.
Bár mindenki róluk beszél, a gyakorlatban sokszor azt látjuk, hogy kevesen vették a fáradtságot, hogy a valós folyamataikat fel is mérjék, megismerjék, hogy hogyan jutunk el A-ból B-be, majd aztán C-be. Mindig csak beszélünk róluk.
A folyamatokról nem csak beszélni kell, hanem le is kell tudnunk rajzolni őket, hiszen mindenkinek más lesz a fejében egy adott feladatról. Pontosan úgy, mintha többen olvasnánk ugyanazt a könyvet: mindenki fejében máshogy néznek ki a szereplők, más lesz a környezet.
A kommunikációban a vizualitás egy újabb réteget jelent, ami közelebb visz minket a közös értelmezéshez. Azért rajzoljuk le a folyamatokat, hogy minél közelebb kerüljünk a közös megértéshez, minél inkább ugyanazt gondoljuk róla.
A folyamatmenedzsment nem ér semmit, ha a folyamatok a fióknak készülnek: ha a folyamatábrákat a kollégák nem használják, nem aszerint végzik a munkájukat. Sokszor azért jutunk erre a pontra, mert a vállalatok elkezdenek használni valamilyen rajzoló szoftvert (pl. Visio, Draw.io), de ezeknek az információtartalma nem elég, így készítenek mellé valamilyen táblázatot, amely ki tudja egészíteni az ábrát további információkkal (pl. hogyan néz ki a RACI egy adott folyamatlépésnél? Milyen inputot/adatot kell feldolgozni egy másik lépésben? Van-e a sablon kitöltéséhez valamilyen segédlet?).
Ez két dolgot vonz magával:
- Ha ezeket frissíteni szeretnénk – mert valamilyen változás állt be a folyamatban (pl. új szerepkör került kialakításra a cégben, megváltozott egy jóváhagyási folyamat) –, akkor a következő nehézségbe ütközünk: minden Visio-ábra és minden Excel frissítésre szorul. Egyesével. Manuálisan.
- Az elkészült folyamatokat senki nem fogja tudni átlátni a folyamatmenedzseren kívül: két fájlt nem fog megnyitni a dolgozó. Az információ java része ismeretlen lesz a folyamatban résztvevő kollégáknak, inkább megkérdezik a mellettük ülőt, emiatt pedig bármilyen – még egy korábban jó – folyamat is idővel torzul és egyre kevésbé lesz hatékony. Arról nem is beszélve, hogy a komplexebb rajzolási modellek bonyolult ábrákkal és objektumokkal dolgoznak; az átlag felhasználó számára értelmezhetetlen és túl bonyolult lesz. Emiatt sem fogják megnyitni a PDF-ként exportált ábrákat és Exceleket. Túl sok idő lenne megtanulni értelmezni.
A fenti sajátosságokat korábbi projektjeink során figyeltük meg. Ilyenkor merült fel bennünk a következő gondolat:
Alkossunk egy olyan szoftvert, amely egy portálként szolgál a vállalati működés megértéséhez, amely bárhonnan elérhető, és annyira könnyen használható, hogy a felhasználó ne akarja nem használni.
Persze a szoftver csak egy eszköz – és ha nem kellően vagy megfelelően töltjük fel a vállalat folyamatvagyonával, akkor nem ér semmit sem. Ha nincsen folyamatfejlesztő kolléga a cégnél, aki készített már nálatok folyamatábrát, akkor nem javaslom, hogy előfizess az OnlyProcess-re.
Az OnlyProcess egy rendszer, és csakúgy, mint egy vállalatirányítási rendszer (egy ERP), egy ilyen folyamatmenedzsment eszköz is akkor lesz hatásos, ha megfelelő adatokkal töltjük fel. Ezért találtuk ki a Folyamatmodell csomagunkat, amely segítségével 3 hónap alatt értéket tud teremteni vállalkozásod számára a szoftver. 3 hónap alatt:
- Első lépésként folyamatrendező kollégánk egyeztet veled, hogy milyen elvárásaid vannak a projekttel kapcsolatban → kijelölöd nekünk a projektben résztvevő 6–8 főt – az SME-ket (Subject Matter Expert). Ők azok, akik szerinted a legjobban végzik a munkájukat. A későbbiekben velük fogunk interjúzni; ők biztosítják, hogy minőségi anyag kerüljön az OnlyProcess-be.
- Katalógusinterjúk segítségével meghatározzuk a vállalat/vállalati terület folyamatkatalógusát → megismerjük, hogy milyen egyedi folyamatok építik fel a céget. Hogyan teremtenek értéket az egyes területek?
- A katalógusból közösen meghatározunk 10 értékteremtő folyamatot → mi javaslunk, te mondod meg, hogy melyikeket szeretnéd felmérni és egészben látni.
- Mindegyik folyamathoz folyamatgazdát jelölünk ki → velük végezi el folyamatrendező kollégánk a folyamatinterjúkat, közben keresztellenőrzéseket végzünk: más kollégák ki akarják még egészíteni valamivel a lerajzoltakat?
- A harmadik hónap végén egy olyan csapatod lesz, akik közösen értelmezett folyamatokkal rendelkeznek, tiszta felelősségi körökkel, valamint ismeretekkel a folyamatmenedzsmentről. A számodra legfontosabb 10 folyamat felmérésre került (használt rendszerekkel, dokumentumokkal és felelősségekkel) → innentől mindenki számára elérhető a tudás.
A projekt lefutása után minden módszertani és edukációs anyagot is átadjuk. Ha szeretnél még folyamatmodell-projekteket csinálni, a tudás rendelkezésre fog állni nálatok.