A vállalati működés egyetlen igazságforrásban
Vizuális folyamatmodellek és adatbázis-alapú RACI egy helyen. A fejekben lévő tudásból intézményesített rendszer lesz.
Word és Visio
RACI
| Igény rögzítése | R | A | I | · |
|---|---|---|---|---|
| Szakmai jóváhagyás | I | R | · | C |
| Beszállító kiválasztása | · | I | R | C |
Folyamat
P-04 értéklánc · L3 szint · v2.4
Ez a mérce minden folyamatábránál
L3
Folyamatábrák részletességi szintje
16:9
Egy folyamat, egy képernyő
RACI
Felelősség minden lépésnél
A működés a fejekben van, nem a rendszerben
Nem a szándék hiányzik. A legtöbb cégnél van dokumentáció, van szabályzat, van folyamatleírás. Csak nem ott, nem úgy és nem annak, akinek dolgoznia kellene belőle.
A „Béla-effektus”
Ha Béla szabadságra megy vagy felmond, megáll az élet. A működés kritikus része egyetlen ember fejében van, leírás nélkül. Az utódja hónapokig fejleszti vissza ugyanazt a tudást.
Súgós játék a betanításban
Az új kolléga hetekig árnyékol egy tapasztaltat, és mindenkitől mást hall. A betanítás szájhagyomány útján történik, így minden körben veszít az információ a pontosságából.
A folyamat nem attól lesz élő, hogy le van írva, hanem attól, hogy megtalálja az, akinek dolgozni kell belőle.
OnlyProcess módszertan
Ismerős a helyzet?
- Van olyan folyamat, amit egyetlen ember tud végigvinni.
- A betanítás hossza attól függ, ki ér rá betanítani.
- Egy egyszerű kérdésre három kollégától három választ kapsz.
- Auditra külön készül a dokumentáció, mint amiből dolgozunk.
Elszigetelt silók, elfeledett fájlok
A 100 oldalas Word- és Visio-szabályzatok a fiókban porosodnak. Senki nem olvassa, senki nem tartja naprakészen, auditon mégis erre hivatkozunk.
A felfelé tolás csapdája
Tisztázatlan felelősségek mellett minden döntés a felsővezetésnél akad el. A vezető operatív apróságokban dönt, miközben a stratégia várakozik.
Rend, amit a szervezet is használ
Az OnlyProcess nem egy újabb dokumentumtár. Egy adatbázis, amelyben a folyamat, a felelősség és a mérőszám ugyanahhoz a lépéshez tartozik, és mindenki azt a nézetet kapja, amire szüksége van.
Szabályzat 2019-ből
4.2.1 A beszerzési igényt az igénylő rögzíti…
4.2.2 A jóváhagyás a mindenkori hatályos…
4.2.3 Amennyiben a keret nem áll rendelkezésre…
…és további 96 oldal
Húzd el a csúszkát
Kettős lencse: készítő és fogyasztó
A folyamatot modellező szakembernek szerkesztőfelület kell, a napi munkát végző kollégának iránymutatás. Ugyanaz az adat, két külön kialakított nézet: senki nem szenved a másiknak szánt felülettel.
A 16:9-es szabály
Egy folyamat egy képernyőn, balról jobbra olvasva. Nem BPMN 2.0 jelölésrendszer dedikált képzéssel, hanem faék egyszerűségű vizuális modell, amit az új kolléga is első ránézésre megért.
Adatbázis-alapú RACI
A felelős, a jóváhagyó, a bevont és az értesített szerep nem egy külön Excelben él. A lépéshez tartozik, így egy szervezeti változás után nem 40 fájlt kell átírni, hanem egy rekordot.
Jogosultság, ami tükrözi a szervezetet
Olvasó licensz mindenkinek, folyamatrendező licensz azoknak, akik kiadhatnak. Aki nem szerkeszt, az nem is tud véletlenül elrontani semmit.
Folyamat és felelősség, egy kattintással
Ugyanaz az adat, két nézet. A folyamatábra megmutatja, mi történik és milyen sorrendben. A RACI mátrix megmutatja, ki miért felel. Váltás közben nem veszted el a kontextust.
Balról jobbra olvasható folyamat, döntési ponttal és visszacsatolással.
Minden lépéshez felelős, jóváhagyó, bevont és értesített szerep.
Input, output, átfutási idő és KPI a lépés adatlapján.
Nem szoftvert adunk, rendet
A szoftver fenntartja a rendet, de először létre is kell hoznunk. Ha nincsen tapasztalatotok folyamattérképezésben, akkor nektek javasoljuk a Projekt csomagunkat. Tanácsadói projekt, kézzelfogható eredménytermékekkel.
- 01
1–2 hét
Folyamatkatalógus és értéklánc felvétele
Feltérképezzük a vállalat/csapat teljes értékláncát, és közösen eldöntjük, mi kerül scope-ba, mit mérjünk fel mélyebben. Ez adja a folyamatkatalógust: a vállalat folyamatainak rendezett listáját. Enélkül a modellezés parttalan.
Értéklánc-térképFolyamatkatalógusScope-lista - 02
4–8 hét
Strukturált interjúk a szakértőkkel
Célzott, fókuszált interjúk azokkal, akik tényleg végzik a munkát (SME-k). Nem napokig tartó workshop-maraton: egy folyamat, egy szakértő, egy fókusz. Az eredményt keresztellenőrzéssel validáljuk a kapcsolódó szerepkörökkel. Kéthetes státuszokkal.
InterjútervFelvett folyamatlépésekKeresztellenőrzés - 03
1–2 hét
Modellezés, kiadás, átadás
A felvett folyamatok L3-as szinten bekerülnek az OnlyProcess-be, RACI táblázattal és input/output listákkal. A módszertant is átadásra kerül, így a következő folyamatokat már önállóan is fel tudjátok mérni.
L3-as folyamatábrákRACI táblázatokMódszertani átadás
Amit a projekt végén a kezedben tartasz
L3-as szintű folyamatábrák
Az OnlyProcess-ben, élő rendszerben, nem statikus képként. Ami holnap változik, azt holnap át tudod írni.
Testreszabható RACI táblázatok
Input- és outputlistákkal, és további tetszőleges adatokkal minden egyes folyamatlépéshez, szerepekhez kötve. Szervezeti átalakításnál nem újraírni kell, hanem átkötni, azonnal elérhető minden kolléga számára.
Bekötött, fizikai folyamatkönyv
Egy nyomtatott kötet, amely az első felmért folyamataitokat tartalmazza. Évekkel később jó lesz ránézni, mennyit fejlődött a vállalat.
Kiszámítható árak, enterprise trükkök nélkül
Két licensztípus és egy egyszeri felmérési projekt. Nincs modulonkénti alkudozás és nincs rejtett implementációs sáv.
Olvasó licensz
Minden munkavállalónak elérhető tudásbázis: folyamatok olvasása, keresés, RACI nézet.
- Korlátlan folyamat megtekintése
- Folyamat- és RACI-nézet
- Keresés lépés és szerep szerint
- Input/output és KPI adatok
- Mobilon is olvasható
Folyamatrendező licensz
Folyamatok szerkesztése, módosítása és kiadása. Egy kézben tartva a folyamatok kontrollját.
- Folyamatok létrehozása és szerkesztése
- RACI és szereprendszer kezelése
- Verziózás és kiadás
- Folyamatkatalógus adminisztráció
- Az olvasó licensz minden funkciója
Folyamatmodell ajánlat
3 hónapos projekt, a legfontosabb folyamataitokra koncentrálva.
Egyszeri projektdíj az első 10 scope-ba vett folyamat felmérésére és a módszertan átadására.
- Értéklánc és folyamatkatalógus felvétele
- 10 folyamat L3-as szintű felmérése
- Strukturált SME-interjúk keresztellenőrzéssel
- RACI táblázatok input/output listákkal
- Bekötött, fizikai folyamatkönyv
- Módszertani átadás a csapatnak
- Az első évben két folyamatrendező és húsz olvasó licenszt tartalmaz
Amit a folyamatfelmérésről tudni érdemes
Szakmai cikkek a vezetői fájdalompontokról és a felmérési módszertanról. Nem terméktájékoztató, hanem használható tapasztalat.
Gyakori kérdések
Ha nem találod a válaszod, kérdezd meg egy 30 perces beszélgetésen.
Az első 10 folyamat felmérése és modellezése tipikusan 4–8 hét, a szervezet méretétől és az interjúk ütemezhetőségétől függően. A folyamatkatalógus már az első 1–2 hét után látható, tehát nem a projekt végén szembesülsz először eredménnyel.
Nem, a szoftver önmagában is használható. A tapasztalat viszont az, hogy egy üres rendszer üres is marad: a felmérés az, ami tartalmat és módszertani rutint ad. Ezért ajánljuk elsőként, és ezért adjuk át a módszertant is, hogy utána önállóan tudd folytatni.
Mert nem a folyamatmenedzser az elsődleges célközönség, hanem az a kollégája, akinek holnap reggel dolgoznia kell a leírásból. Tapasztalataink szerint a BPMN pontos és teljes, de az átlag dolgozó nehezen tudja olvasni. Mi a 16:9-es szabályt követjük: egy folyamat egy képernyőn, balról jobbra, magyarázat nélkül közérthetően.
A RACI adatbázis-alapú, tehát a szerep és a lépés külön rekord. Egy átszervezésnél nem 40 dokumentumot kell átírni, hanem a szerephez tartozó hozzárendelést. A folyamatábra változatlan marad, csak a felelősök cserélődnek.
Böngészőből, olvasó licensszel, ami dolgozónként 1 000 Ft havonta. Szerkesztési jog csak a folyamatrendezőknél van, így a tudásbázis nem tud véletlenül szétesni. A jogosultsági modell szándékosan ilyen egyszerű.
Igen. A folyamatok verziózottak, a felelősségek nyomon követhetők, és a projekt végén bekötött, fizikai folyamatkönyvet is átadunk. Az auditor ugyanabból dolgozik, amiből a kollégák, nem egy külön erre készült dokumentumból.