A folyamatdokumentációs projektek jelentős része azért bukik el, mert a cégek elkövetik a leggyakoribb szintbéli hibát: képernyőfotókkal, szoftveres kattintásokkal és gombnyomásokkal akarják leírni a működésüket. Lépésről lépésre leírják, hogy „kattints a piros gombra az ERP-ben, majd a felugró ablakban válaszd a 'Mentés másként' opciót”. Ez a módszertanban az úgynevezett L5-ös szint.
Miért halálos ítélet ez a megközelítés? Mert az IT-rendszerek folyamatosan változnak. Elég egy kisebb szoftverfrissítés, egy új gomb megjelenése vagy a menüszerkezet átalakulása, és a méregdrágán elkészített gombnyomás-alapú dokumentáció egyetlen éjszaka alatt elavulttá, használhatatlanná válik. Ráadásul az ilyen leírások mögül teljesen eltűnik a lényeg: a mögöttes üzleti logika.
Az OnlyProcess módszertanával szigorúan az L3-as szintet (az üzleti folyamatlépések és interakciók szintjét) fogjuk meg. Nem azt rögzítjük, hogy melyik mezőbe mit kell gépelni, hanem az üzleti logikát: „Megrendelés jóváhagyása a hitelkeret ellenőrzésével”. Azt írjuk le, hogy KI, MIT és KIVEL csinál. Ez az üzleti logika akkor is sziklaszilárdan megállja a helyét, ha a cég alól teljesen kicserélik a mögötte lévő ERP vagy CRM szoftvert.
Tanulság: Ne a szoftveres gombnyomásokat dokumentáld, hanem az üzleti logikát! Az L3-as szintű folyamatmodell időtálló operációs architektúrát ad a cégnek, amely túlél minden szoftverfrissítést és IT-rendszer váltást.