A cégeket vállalati folyamatok működtetik. Amikor egyes folyamatokról beszélünk, sokszor úgy gondoljuk, hogy a másik fél számára egyértelmű, hogy mire gondolunk – de ez egyáltalán nincs így.
Ennek szemléltetésére szoktam hozni két példát: a kávéfőzés és az otthoni mosás folyamatát.
Neked mettől meddig tart a kávéfőzés folyamata? Esetleg ott kezdődik, hogy a poharat a gépbe helyezed? Majd megnyomod a megfelelő gombot, elkezd kifolyni a nedű, és miután befejezte a gép, elveszed a kész kávédat? Eddig tartott? Egyeseknek eddig tart ez a folyamat.
Másoknak máshol ér véget. Lehet, hogy valakinek ott, hogy lefolyt a kávé, és utána megnézi, hogy bejelzett-e a gép: kell-e vizet tölteni, esetleg ki kell-e üríteni a zacc tartályt? Ha valamelyik lámpa felvillant, akkor azt a problémát még megoldja, majd utána gondolja azt, hogy készen van a kávéja. Ezzel a megközelítéssel már a következő embernek javítottunk a kávékészítésén, hiszen neki már nem kell szembesülnie a hibával.
Ha két ember nem ugyanúgy értelmezi ezt a reggeli ébredéshez igen fontos részfolyamatot, akkor az komoly konfliktusokat tud szülni.
A máshogy értelmezett folyamatok otthon is tudnak enyhe konfliktusokat szülni: otthon meddig tart nálatok a mosás? Addig, hogy csippan a gép? Esetleg a kiteregetés után van vége? Vagy ha végül a szekrénybe kerültek a ruhák? Előtte ki is kell vasalni őket?
Mindegy, hogy meddig tart a mosás vagy a kávéfőzés folyamata – amíg azt a környezetünkkel egyeztettük. Lett egy egyezményes way-of-work.
Egy OnlyProcess Folyamatmodell projekt során a célunk, hogy megteremtsük a vállalat egyezményes folyamatait. A kijelölt SME-kel, interjúk segítségével, közösen rajzoljuk fel a vállalati működést: az AS-IS-t, a jelen állapotot.
A projekt során egy origó pontot hozunk létre, amelyre később fejlesztési projekteket lehet építeni. De nem a jövő ígérete a legfontosabb, hanem hogy az a 7–8 fő, akik részt vesznek a folyamatban, megegyeznek abban, hogy hogyan jutunk el a munkánk során A-ból B-be.