Valójában a céged mekkora részét látod?
Ha játszottál valaha stratégiai játékokkal (mint a StarCraft vagy az Age of Empires), biztosan emlékszel arra a fojtogató érzésre, amikor elindítottál egy új menetet. A képernyő 95%-át koromsötét homály fedte. Tudtad, hogy a térképen valahol ott van az ellenség, ott vannak az erőforrások és az aranybányák, de amíg nem küldtél oda egy felderítőt, vakon tapogatóztál a sötétben.
Ezt a sötétséget hívjuk „Fog of War”-nak, azaz a háború ködének.
A legmegdöbbentőbb dolog, amit tanácsadóként újra és újra tapasztalunk, hogy a legtöbb magyar közép- és nagyvállalat pontosan ebben a háborús ködben működik nap mint nap. A cégvezetők azt hiszik, hogy náluk tiszta a térkép, pedig a valóságban a működésük kétharmada teljes sötétségbe burkolózik.
A papíralapú kontroll illúziója
Kérdezz meg egy cégvezetőt, hogy átlátja-e a folyamatokat. Büszkén rávágja: „Persze! Itt a szervezeti ábra, meg a 100 oldalas ISO-szabályzat a szerveren.”
Ez a legnagyobb önbecsapás. A szabályzatok ugyanis többnyire papírízű, idealizált ügymeneteket (úgynevezett „happy flow”-kat) írnak le. Nem mutatják meg az osztályok közötti átadási pontok valódi feszültségeit, a lassú IT-rendszerek miatti rejtett „Shadow IT” Exceleket, és azokat a mindennapi, eltitkolt okosságokat, amiket a dolgozók rutinszerűen végeznek, hogy valahogy elvégezzék a munkát.
A valóság az, hogy a cégvezetők csak azt a néhány folyamatot látják tisztán, amelyek éppen égnek (krízismenedzsment), vagy amiket ők maguk közvetlenül felügyelnek. A vállalat többi része – a beszerzéstől a számlázáson át a betanításig – a háború ködébe vész.
Mit jelent ez a gyakorlatban?
Amikor az OnlyProcess módszertanával elindítunk egy projektet, az első lépésünk a folyamatkatalógus felállítása. Ez a cég működésének teljes listája, ami általában – vállalat nagyságától függően – 30–40 kulcsfontosságú folyamatból áll.
A térképen látszik az összes folyamat, de ebből csak az a 10 darab világít zölden, amit már ténylegesen felmértünk az operatív szakértőkkel (SME-kkel). A maradék 20–30 folyamat feketén, feltérképezetlenül sötétlik a képernyőn.
A vezetők ilyenkor döbbennek rá a rideg valóságra: a cégük működése nem az ő kezükben van, hanem elszigetelt fejekben ragadt. Ha az egyik kulcsemberük (Béla) holnap felmond, az a fekete folt a térképen örökre elsötétül, és a tudás kisétál a céges kapun.
Hogyan oszlatható el a köd?
A háború ködét nem lehet mikromenedzsmenttel vagy még szigorúbb ellenőrzéssel eloszlatni. A megoldás a szisztematikus felderítés:
- Jelöljük ki a scope-ot: ne akarjunk mindent egyszerre megoldani. Válasszuk ki a 10 legkritikusabb, legfájóbb folyamatot.
- Kérdezzük meg a valóságot: ültessük le a napi szintű szakértőket (SME-ket) a közvetlen felettesük jelenléte nélkül, és rajzoljuk fel a folyamatokat élőben, balról jobbra haladva, az L3-as szinten (ki, mit csinál, kivel interaktál).
- Kössük össze a felelősséggel: integráljuk az ábrákat az adatbázis-alapú RACI mátrixszal. Így minden feladat-kockánál azonnal, egyetlen kattintással látszik, ki végzi el és ki felel a lépésért.
Amikor a fekete foltok elkezdenek bezöldülni a szoftverben, a háború köde felszáll. A szervezet hirtelen átláthatóvá, skálázhatóvá és személyfüggetlenné válik. A cégvezetőnek végre nem az operatív tüzeket kell oltania, mert a folyamattérkép – mint egy jó GPS – magától navigálja a kollégákat a mindennapi munkában.
Te valójában mekkora részét látod a saját céged térképének? Biztos vagy benne, hogy nincsenek feltérképezetlen területeid?