Sok cégvezetőnél eljön a pillanat, amikor elhatározza: „Rendet teszünk! Kiadom a Bélának, hogy rajzolja le hogyan működik a saját osztálya!”. Ez az a pont, ahol a jó szándék egy óriási pénz- és időpazarlásba torkollik. A belső kollégákra bízott folyamatdokumentálás az esetek túlnyomó többségében használhatatlan, túlbonyolított és ellentmondásos rajzok tömegét eredményezi, amelyeket végül senki sem fog használni.
Miért bukik el a belső próbálkozás? Egyrészt azért, mert Béla benne él a saját folyamatában. Számára az évtizedes beidegződések, a saját kis privát Excel-táblázatai és a torzító beidegződések annyira természetesek, hogy fel sem tűnnek neki – így a rajzra is a saját szubjektív torzításai kerülnek fel. Másrészt Béla nem folyamatfejlesztő: nem ismeri az L3-as szintű absztrakciót, így vagy túl magas szintről rajzol (három semmitmondó kocka), vagy elveszik a gombnyomások (L5 szint) kaotikus részleteiben.
A folyamatfelméréshez elengedhetetlen egy külső, független és objektív facilitátor. A külső tanácsadó nem terhelt a vállalati belső politikával, felteheti a „naiv” kérdéseket (amikre a legmeglepőbb válaszok érkeznek), és szigorúan betartatja a strukturális szabályokat (mint a 16:9-es elrendezést és a tiszta RACI szerepköröket).
Tanulság: A saját folyamataidat dokumentálni olyan, mintha magadat próbálnád megműteni. A belső elfogultság és a módszertani hiányosságok miatt a házi rajzokból csak kaotikus ábrák születnek – a tisztánlátáshoz külső, objektív szemre és szigorú módszertanra van szükség.